Was kostet ein IT-Projekt wirklich?
Interne und externe Kapazität, Steuerungsaufwand, Sachkosten und der oft übersehene Abstimmungsanteil ergeben die tatsächlichen Gesamtkosten – inklusive der Frage, was ein Tag Verzögerung kostet.
Rechengrundlage: 19 Arbeitstage je Monat, 4,33 Wochen je Monat, 8 Stunden je Arbeitstag. Der Steuerungszuschlag wird auf die Personalkosten gerechnet, nicht auf die Sachkosten. Bei Verzögerung wird mit 85 % der laufenden Personalkosten gerechnet, da Teams in dieser Phase erfahrungsgemäß teilweise ausgedünnt werden. Entgangener Nutzen und Folgekosten verschobener Vorhaben sind nicht enthalten – sie übersteigen den reinen Mehraufwand häufig deutlich.
Die drei Posten, die in Budgetentwürfen regelmäßig fehlen
Erstens die interne Kapazität. In vielen Budgetentwürfen taucht sie gar nicht auf, weil die Mitarbeitenden ohnehin bezahlt werden. Betriebswirtschaftlich ist das falsch und führt zu Vergleichen zwischen interner und externer Umsetzung, die systematisch zugunsten der internen Variante ausfallen.
Zweitens die Steuerung. Sie wird als Verwaltungsaufwand wahrgenommen und deshalb zuerst gekürzt. Sie verschwindet dadurch nicht, sie erscheint später als Mehraufwand – meist unter einer anderen Überschrift und zu einem schlechteren Zeitpunkt.
Drittens die Abstimmung. Vier Stunden Regeltermine pro Person und Woche sind unauffällig. Bei zwölf Beteiligten über ein Jahr ist das ein sechsstelliger Betrag, der nicht in Ergebnisse fließt. Der Rechner weist diesen Anteil gesondert aus – nicht als Zusatzposten, sondern als Hinweis darauf, wo sich Steuerung lohnt.
Für die Budgetdiskussion
- Interne Vollkosten ausweisen, nicht ausblenden.
- Steuerungsaufwand als eigene Position führen.
- Sachkosten früh erheben – Lizenzen überraschen am häufigsten.
- Die tägliche Burn-Rate kennen: Sie macht jede Terminentscheidung bezifferbar.
Den zum Zuschnitt passenden Steuerungsanteil ermittelt der Komplexitäts-Check.
Häufige Fragen
Was kostet ein Tag Projektverzögerung?
Das lässt sich überraschend genau beziffern: Es ist im Kern die tägliche Burn-Rate des Vorhabens – also alle laufenden Personal- und Sachkosten, geteilt durch die Arbeitstage. Bei einem Team aus acht internen und vier externen Mitarbeitenden liegt dieser Wert schnell im unteren fünfstelligen Bereich pro Arbeitstag. Nicht enthalten sind entgangener Nutzen und Folgekosten verschobener Vorhaben, die den tatsächlichen Schaden meist noch deutlich übersteigen.
Warum wird mit Vollkosten statt mit Gehältern gerechnet?
Weil interne Mitarbeitende nicht nur ihr Gehalt kosten. Vollkosten umfassen Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatz, Hard- und Software, Weiterbildung und Overhead. Je nach Unternehmen liegt der interne Vollkostensatz bei etwa dem Zwei- bis Zweieinhalbfachen des Bruttogehalts. Wer intern mit Null oder nur mit Gehalt rechnet, erhält eine Zahl, die jede Vergleichsrechnung gegen externe Vergabe verzerrt.
Ist der Steuerungsaufwand mit 12 Prozent nicht hoch angesetzt?
Für ein kleines, klar abgegrenztes Vorhaben ja. Für ein Programm mit mehreren Dienstleistern, Standorten und regulatorischen Anforderungen ist er eher knapp. Die Spanne liegt erfahrungsgemäß zwischen sechs und vierzehn Prozent – der Komplexitäts-Check ermittelt den zu Ihrem Zuschnitt passenden Wert. Entscheidend ist, dass dieser Aufwand überhaupt im Budget auftaucht; gestrichen wird er nicht, er erscheint nur später als Mehraufwand an anderer Stelle.
Warum wird der Abstimmungsanteil gesondert ausgewiesen?
Weil er fast immer unterschätzt wird und gleichzeitig die am leichtesten beeinflussbare Größe ist. Vier Stunden Regeltermine pro Person und Woche klingen harmlos – bei zwölf Beteiligten über zwölf Monate ist das ein sechsstelliger Betrag. Der Wert ist kein Zusatzposten, sondern ein Anteil der ohnehin gezahlten Arbeitszeit; er zeigt, wie viel Budget in Abstimmung statt in Ergebnisse fließt.
Wie genau ist das Ergebnis?
Es ist eine Modellrechnung auf Basis Ihrer Annahmen, keine Kalkulation. Gerechnet wird mit 19 Arbeitstagen je Monat. Für die Budgetplanung und für die Diskussion im Lenkungsausschuss ist diese Genauigkeit in aller Regel ausreichend; für eine Angebotskalkulation ist sie es nicht.
Budget steht – aber trägt der Plan?
Eine belastbare Kostenschätzung ist der eine Teil, eine Steuerung, die den Plan hält, der andere. Schildern Sie mir Ihr Vorhaben in zwei Sätzen; Sie erhalten eine Einschätzung zu Zuschnitt und Steuerungsmodell.