IT-Projekt-Komplexitäts-Check
Wie komplex ist Ihr Vorhaben – und welcher Steuerungsaufwand passt dazu? Sechs Kennzahlen ergeben einen Komplexitätsgrad mit Empfehlung zu Berichtstakt, Gremienrhythmus und realistischem Anteil für Projektleitung und PMO.
Zur Einordnung: Die Dimensionen werden logarithmisch normiert – der Sprung von einem auf vier Dienstleister wiegt deutlich schwerer als der von sieben auf zehn. Der empfohlene Steuerungsaufwand ist ein Erfahrungswert für Programme in regulierten und konzernweiten Umgebungen und dient der Budgetplanung, nicht der Kalkulation.
Komplexität ist kein Problem – falsch dimensionierte Steuerung schon
Große Vorhaben scheitern nicht daran, dass sie groß sind. Sie scheitern daran, dass sie mit den Mitteln eines kleinen Vorhabens gesteuert werden: ein Projektleiter in Teilzeit, ein monatlicher Statusbericht, ein Lenkungsausschuss, der quartalsweise tagt. Bei zwölf Systemen funktioniert das. Bei hundertzwanzig Systemen und sechs Dienstleistern entstehen in denselben vier Wochen Abweichungen, die niemand bemerkt.
Der umgekehrte Fehler kommt ebenfalls vor: ein überschaubares Vorhaben mit einem Steuerungsapparat zu belasten, der mehr Aufmerksamkeit bindet als die eigentliche Arbeit. Beide Fälle kosten Geld. Dieser Check soll helfen, das Maß zu finden.
Die drei wirksamsten Stellschrauben
- Berichtstakt: je kürzer der Takt, desto früher werden Abweichungen korrigierbar.
- Entscheidungsrhythmus: ein fester Gremientermin ersetzt zehn Einzelabstimmungen.
- Integrationsrolle: ab etwa vier Dienstleistern braucht es jemanden, der ausdrücklich die Schnittstellen zwischen ihnen verantwortet.
Ergänzend: Der Risiko-Check prüft, ob Ihre tatsächliche Steuerung zu dieser Komplexität passt.
Häufige Fragen
Was unterscheidet Komplexität von Risiko?
Komplexität ist eine Eigenschaft des Vorhabens, Risiko eine Eigenschaft seiner Steuerung. Ein Programm über 120 Systeme in fünf Ländern ist unvermeidbar komplex – riskant wird es erst, wenn es wie ein Vorhaben mit zehn Systemen gesteuert wird. Dieser Check ermittelt die inhärente Komplexität und leitet daraus ab, welcher Steuerungsaufwand dazu passt. Ob Ihre tatsächliche Steuerung dem gerecht wird, beantwortet der Risiko-Check.
Wie wird der Komplexitätsgrad berechnet?
Jede Dimension wird logarithmisch zwischen einem unteren und einem oberen Anker normiert – der Sprung von einem auf vier Dienstleister wiegt also deutlich schwerer als der von sieben auf zehn. Die normierten Werte werden gewichtet gemittelt. Am stärksten wiegen die Anzahl der Dienstleister und die Systemlandschaft, weil dort die Schnittstellen entstehen, die Steuerungsaufwand erzeugen.
Woher stammt die Empfehlung zum Steuerungsaufwand?
Aus Erfahrungswerten für Programme in regulierten und konzernweiten Umgebungen. Die Spanne von etwa sechs bis vierzehn Prozent des Gesamtbudgets umfasst Projektleitung, PMO, Berichtswesen, Qualitätssicherung und Gremienarbeit. Das ist eine Orientierungsgröße für die Budgetplanung, keine Kalkulationsgrundlage – Ihre konkreten Rahmenbedingungen können deutlich abweichen.
Warum wird Steuerungsaufwand so häufig zu niedrig geplant?
Weil er als Verwaltungsaufwand wahrgenommen wird und nicht als Teil der Leistung. In der Folge wird er als Erstes gekürzt. Die Rechnung kommt später: in Form von Entscheidungen, die niemand trifft, Schnittstellen, die niemand verantwortet, und einem Berichtswesen, das Probleme erst sichtbar macht, wenn sie nicht mehr korrigierbar sind.
Komplexes Vorhaben, knappe Steuerungskapazität?
Genau dafür werde ich geholt: als Projektleiter oder PMO-Lead, der Roadmap, Berichtswesen und Dienstleistersteuerung übernimmt. Schildern Sie mir Ihr Vorhaben in zwei Sätzen.